Münster/Hessen, 19. November 2012 – Mit dem kürzlich erschienenen Update für BytStorMail erhöht Hersteller ByteAction die Sicherheit und Performance seiner E-Mail-Archivierungslösung. Wesentliche Neuerung ist die nahtlose „out-of-the-box“-Integration in Microsoft Outlook ohne zusätzliche Software. Zudem haben die Experten die Vertreterfunktion optimiert: Der Nutzer kann ab sofort mit wenigen Mausklicks auswählen, wer außer ihm sein Nachrichtenarchiv in seiner Abwesenheit einsehen kann. Die Archive lassen sich außerdem mittels automatischer Backups in wählbaren Zeitintervallen auf interne, externe oder ausgelagerte Speicher kopieren.

Mit der neuen Version stellt BytStorMail die nahtlose Integration in Microsoft Outlook ohne weitere Add-ons oder Plugins sicher. Durch die Verknüpfung vereinfacht sich der Zugriff auf das E-Mail-Archiv erheblich, da sich der Mitarbeiter nicht zusätzlich über das Web-Interface anmelden muss, um Nachrichten zu suchen. Mittels „Single-Sign-On" loggt sich der Nutzer nur einmal ein, um alle Dienste nutzen zu können.

Vertretung fix festgelegt

In puncto Verwaltung kann der Nutzer ab sofort mittels der optimierten Vertreter­funktion auswählen, wer dazu befugt ist, sein E-Mail-Archiv einzusehen. Aus einer internen Liste aller BytStorMail-Benutzer bestimmt der User dazu über die klar strukturierte Arbeitsoberfläche einen, mehrere oder auch alle Personen zu seiner Vertretung (z.B. während des Urlaubs). Die getroffene Auswahl lässt sich auch leicht wieder rückgängig machen.

Automatisches Backup mit Intervallsteuerung

Im Hinblick auf die Sicherheit haben die Entwickler insbesondere an der Backup-Funktion gefeilt. BytStorMail bietet nun die Möglichkeit, das Archiv auf interne, externe oder ausgelagerte Speicher zu kopieren – in vom Administrator wählbaren Zyklen. Diese Intervalle lassen sich auf tägliche, wöchentliche, quartalsweise, halbjährliche oder jährliche Speicherung festlegen. Dabei ist es möglich, entweder eine Vollsicherung oder davon unabhängig eine Sicherung der Systemkonfiguration (Einstellungen, IP-Adressen, usw.) durchführen zu lassen. Beide Varianten sind getrennt voneinander konfigurierbar. Ebenfalls neu sind die Informationen zum System-Backup und zum Datenverbrauch auf dem Sicherungslaufwerk.

Optimierte Abrechnungserstellung für Service Provider

Auch die Performance haben die Entwickler gesteigert. Zum einen verfügt BytStorMail über eine erhöhte Leistung des Suchindexes und der Mail-Archivierung. Zum anderen ist die Performance der Abrechnungserstellung optimiert worden, was Service-Anbietern zugutekommt. Denn damit können vor allem große Rechenzentren, in denen tausende BytStorMail-Kundenkonten mit Millionen von Mails archiviert sind, exakte Abrechnungsdaten in kurzer Zeit erhalten. Die entsprechenden Informationen erstellt das System jetzt noch schneller und übersichtlicher, was die Servicequalität deutlich erhöht. Zudem hat der Betreiber die Möglichkeit, die gesammelten Daten mittels eines nachgeschalteten Billing-Systems umgehend für die Rechnungslegung zu nutzen.

Weitere Informationen zu BytStorMail sind unter http://byteaction.de/produktportfolio/bytstormail.html verfügbar. Außerdem veranschaulicht ein Video im YouTube-Kanal von ByteAction die Arbeitsweise der Lösung.

Münster/Hessen, 14. November 2012 – „Das scheint irgendwo untergegangen zu sein“ – diese oder ähnliche Vermutungen sind in internen Besprechungen häufig zu hören, wenn es um unerledigte Aufgaben geht. Damit Arbeits­prozesse besser fließen, lohnt sich der Einsatz einer professionellen Workflow-Management-Lösung wie MAV², entwickelt von der ByteAction GmbH (www.byteaction.de). MAV² steht für „Mail-Management, automatische Archivierung, Verwaltung und Verteilung“. Die Software strukturiert wiederkehrende Arbeitsabläufe als sogenannte Tickets vor. Außerdem ordnet sie Aufträge anhand individueller Einstellungen automatisch den gewünschten Abteilungen bzw. einzelnen Mitarbeitern zu.

Die Basis von MAV² ist eine einheitliche Web-Oberfläche. Dadurch lassen sich auch örtlich getrennte Niederlassungen bzw. Arbeitsplätze an das allgemeine System anbinden. Dies erlaubt es sämtlichen Mitarbeitern, den Bearbeitungsverlauf eines Arbeitsauftrags, eines Dokuments usw. lückenlos nachzuverfolgen. Mittels des automatischen Zeitstempels sind die Nutzer außerdem jederzeit über das Eingangsdatum und letzte Änderungen informiert. Damit erhöhen Unternehmen ihre Servicequalität deutlich, da das Personal stets auskunftsfähig ist – unabhängig davon, wer die Aufgabe zurzeit betreut oder zu welchem Geschäftsbereich sie zählt. Des Weiteren verhindert die integrierte Wiedervorlagefunktion, dass Unerledigtes liegenbleibt.

Von der E-Mail zur konkreten Aufgabe

Neben der Workflow-Funktion bietet MAV² eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit professionellem E-Mail-Service. Das Ticketsystem für die Arbeitsaufträge lässt sich z.B. direkt an den E-Mail-Verkehr koppeln. Dadurch ist es möglich, Anfragen, Projekte oder Dokumente teil- bzw. vollautomatisiert in Ticketform umzuwandeln.

MAV² funktioniert Plattform-unabhängig. Es gibt zwei Installationsvarianten: die virtuelle Lösung sowie die Buchung als budgetschonenden, rechtssicheren und gemieteten Service (Software-as-a-Service, SaaS).

Die Vorteile von MAV² im Überblick:

- Schnelle und einfache Übersicht über alle Aufgaben im Unternehmen

- Hohe Produktivitätssteigerung und Qualitätssteigerung, z.B. durch die zuverlässige Beantwortung von E-Mail-Anfragen

- Optimierung der internen und externen Kommunikation

- Reduzierung der Kosten pro Vorgang

- Bessere Kundenbindung: Jeder Mitarbeiter ist auskunftskompetent

- Möglichkeit zur gezielten Verteilung der E-Mail-Anfragen

-Automatisierung statt lästiger, zeitaufwendiger Sortierarbeit

-Erfolgskontrolle und Analyse durch transparenten Bearbeitungsstatus sowie Verlauf

Weitere Informationen zu MAV² stehen unter http://byteaction.de/produktportfolio/mav.html zur Verfügung.

Münster/Hessen, 30. Oktober 2012 – Am 7. November findet in der Commerzbank Arena Frankfurt die nächste Veranstaltung des IT-Transfer-Programms Kompass statt. Dieses Mal dreht sich alles rund um das Thema „Social Media“. Ausgewiesene IT- und Business-Experten geben in praxisorientierten Vorträgen ihr Wissen bzw. ihre Erfahrungen bezüglich wirtschaftlicher Aspekte von sozialen Netzwerken weiter. Inwiefern eignet sich Social Media im Business-Umfeld? Zu den Referenten zählt auch Thomas Volkert, Geschäftsführer des E-Mail-Management-Experten ByteAction GmbH (www.byteaction.de). Sein Vortrag am 7. November um 18 Uhr trägt den Titel „Facebook, Twitter und Co. – was soll das alles, ist doch nur ein Trend, oder?“.

Das IT-Transfer-Programm Kompass ist eine Initiative des Hessischen Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr und Landesentwicklung (HMWVL) sowie des F.A.Z.-Instituts. In den Veranstaltungen erhalten die Teilnehmer Einblicke in aktuelle Themen der unternehmensrelevanten Informations- und Kommunikationstechnologien. So sollten sich Unternehmen in den Augen der Kompass-Veranstalter auch mit dem Trendthema „Social Media“ auseinandersetzen, um zu verstehen, dass es mehr umfasst als Twitter und Co. Denn nach Aussage der Veranstalter steckt das Potenzial von Social Media in der großen Zahl der Nutzer. Dieser Ansatz wird am 7. November in Frankfurt kontrovers diskutiert.

Hat Social Media Business-Potenzial?

Als kompetenten Partner für den aktuellen Event holte sich das Institut den IT- und E-Mail-Management-Spezialisten ByteAction ins Boot. Geschäftsführer Thomas Volkert setzt hier die „kritische Brille“ auf und beschäftigt sich mit der Frage, ob es sich bei Social Media nur um einen Trend handelt. Wo liegen die Vor- und Nachteile beim Einsatz von Social Media im Business-Umfeld? Machen Facebook & Co. überhaupt Sinn?

Zu den wirtschaftlichen Aspekten wird sich Prof. Dr. Erika Graf von der Fachhochschule Frankfurt äußern. Referent Jan Schneider von der Eintracht Frankfurt AG zeigt, wie der Fußballverein Facebook als Social Media-Tool nutzt. Abgerundet wird die Veranstaltung durch einen weiteren Praxisvortrag von Svea Raßmus, Teamleiterin Social Media Management der DB Vertrieb GmbH.

Weitere Informationen unter www.byteaction.de.

Münster/Hessen, 29. Oktober 2012 – Bedingt durch die Satzungen und die Mitwirkung ehrenamtlicher Mitglieder wechseln die Vorstände in Verbänden relativ häufig. Daher ist es ratsam, dass Vorgänge vollständig dokumentiert sind, um sie zu jeder Zeit lückenlos nachvollziehen zu können. Hinsichtlich der Aufbewahrung von E-Mails kann hier ein Archivierungssystem wie BytStorMail (www.byteaction.de) unterstützen. Es speichert alle ein- und ausgehenden Nachrichten automatisch und sorgt so für die gesetzes­konforme Aufbewahrung der Mails im Sinne der geltenden Richtlinien für die Überprüf­barkeit digitaler Unterlagen. Zudem prüft das System den Mail-Verkehr auf Viren, Spam und Phishing.

Die gesetzlichen Richtlinien sind unter dem Begriff GDPdU zusammengefasst: den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Darin ist u.a. festgehalten, dass steuerlich relevante Unterlagen in digitaler Form für festgelegte Zeiträume aufzubewahren sind. Mit Hilfe von BytStorMail können Verbände ihren elektronischen Postverkehr vollständig archivieren.

Ein Auge auf die Datensicherheit

Neben der lückenlosen Nachvollziehbarkeit von Prozessen gewährleistet BytStorMail die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, die unbefugte Zugriffe auf den Nachrichtenverkehr verbieten. Zum anderen lassen sich jederzeit kontrollierte Zugänge generieren, die Prüforganen eine reglementierte Einsicht in das Archiv erlauben. Darüber hinaus sorgt das Vier- bzw. Sechs-Augen-Prinzip für das Plus an Sicherheit: Es verlangt die Zustimmung durch mehrere Personen, bevor der Zugriff auf den Speicher freigegeben wird.

Sobald E-Mails auf dem Server eintreffen bzw. ihn verlassen, erstellt die Lösung eine Kopie der Nachricht inklusive möglicher Anhänge, versieht sie mit einem Zeitstempel und legt sie im Archiv ab. Virenverseuchte digitale Post oder Spam-Mails fängt der integrierte Filter ab. Über einen personalisierten Zugang gelangt der Mitarbeiter per Web-Browser in sein E-Mail-Archiv. Von dort aus kann er bei Bedarf Nachrichten wieder an sein Postfach zustellen. Beim Auffinden der Post hilft die komfortable Suchfunktion, die die eingegebenen Schlüsselbegriffe sowohl in den Mails als auch in allen Anhängen sucht.

Archivierung für alle Belange auf Abruf

BytStorMail arbeitet Plattform-unabhängig. Je nach individueller Anforderung stehen drei Varianten zur Wahl: als Appliance nach dem Plug-and-Play-Prinzip („Einstecken und sofort losarbeiten“) und als virtuelle Lösung. Außerdem ist es möglich, das System als budgetschonenden, rechtssicheren und gemieteten Service zu beziehen (Software-as-a-Service, SaaS) und somit keine eigene Infrastruktur aufbauen zu müssen. Denn der Service wird im Rechenzentrum vom BytStorMail-Entwickler ByteAction gehostet.

Die BytStorMail-Vorteile im Überblick:

- automatische und revisionssichere Archivierung auf der Festplatte oder einem externen Speicher

- schnelles Finden und Wiederherstellen von E-Mails

- Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktion

- läuft auf jedem Betriebssystem

- keine Benutzer- und Rechtepflege im E-Mail-Archiv notwendig

- Verfügbarkeit aller archivierten E-Mails auch bei Ausfall des Mailservers

Checkliste: Was ist zu beachten bei der E-Mail-Archivierung?

ByteAction hat eine Checkliste erstellt, mit den wichtigsten Punkten, worauf bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung geachtet werden muss. Diese Checkliste ist ab sofort HIER downloadbar.

In individuellen Webinaren erläutern die ByteAction-Spezialisten die Installation und Funktionsweise von BytStorMail im Detail. Anmelden können Interessierte sich unter http://byteaction.de/anmeldung-webcast.html?view=form.