Dürfen Ihre Mitarbeiter auch:

• auf Firmenpapier ihre privaten Briefe schreiben??
• in der Firma Ihre Pornosammlung einlagern??
• während ihres Urlaubs alle ihre Briefe lesen, wegwerfen, weiterleiten oder vervielfältigen??

E-Mail Kommunikation wird mittlerweile gesetzlich genauso behandelt wie Briefe und hierbei gelten die gleichen  Vorschriften, wie zum Beispiel das Postgeheimnis oder die Buchführungspflicht.

Seit dem 01.01.2007 hat der Gesetzgeber im Rahmen einer Reform des Handelsgesetzbuchs festgelegt, dass E-Mails die Bezug zum Geschäft des Unternehmens haben mit den gleichen Angaben zu kennzeichnen sind wie der typische Geschäftsbrief. Dies führt dazu, dass jede E-Mail die über eine Domainkennung verschickt wird, die auf ein Unternehmen registriert ist, mit den entsprechenden Angaben zu versehen ist. Bei fehlender Angabe führt dies zu einem Bußgeld und es besteht das Risiko, dass das Unternehmen wegen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften abgemahnt wird.

Zunächst ist festzustellen, welche Inhalte überhaupt in die Archivierung miteinbezogen werden sollen. Mit der neuen Kennzeichnungspflicht für E-Mails sind alle nach extern (außerhalb der firmeninternen IT-Infrastruktur) gerichteten E-Mails und alle hausinternen Mails, die geeignet sind geschäftsrelevant zu sein, mit den gesetzlichen Pflichtangaben zu versehen und werden damit zu archivierenden E- Mails.

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